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Es sabido que los indicadores son necesarios para poder mejorar, ya que lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se controla no se puede gestionar. Si bien lo expuesto no pareciera a simple vista más que una frase hecha, los que lideran de manera efectiva pueden dar certeza de esta aseveración.

Antes de profundizar, es importante conocer las diferencias entre indicadores de cumplimiento, de evaluación, de eficiencia, de eficacia y de gestión:

  • Indicadores de cumplimiento: teniendo en cuenta que cumplir tiene que ver con la conclusión de una tarea, los indicadores de cumplimiento están relacionados con los ratios que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento de las ventas diarias.
  • Indicadores de evaluación: teniendo en cuenta que evaluación tiene que ver con el rendimiento que obtenemos de una tarea, trabajo o proceso, los indicadores de evaluación están relacionados con los ratios y/o los métodos que ayudan a identificar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: cantidad de facturas sin errores.
  • Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo gasto de tiempo, los indicadores de eficiencia están relacionados con los ratios que nos indican el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: tiempo promedio en facturar un comprobante.
  • Indicadores de eficacia: teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito, los indicadores de eficacia están relacionados con los ratios que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.
  • Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados, los indicadores de gestión están relacionados con los ratios que permiten administrar realmente un proceso. Ejemplo: niveles de stock de seguridad positivos.

Si bien los diferentes tipos de indicadores son necesarios, se puede aseverar que en la mayoría de las organizaciones se hace foco en el resultado de los indicadores de gestión.

Por lo tanto, en una organización se plantea la necesidad de definir indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué debemos medir?
  • ¿Dónde es conveniente medir?
  • ¿Cuándo hay que medir? ¿En qué momento o con qué frecuencia?
  • ¿Quién debe medir?
  • ¿Cómo se debe medir?
  • ¿Cómo se van a difundir los resultados?
  • ¿Quién y con qué frecuencia revisará y/o auditará el sistema de obtención de datos?

Si bien es evidente que estamos rodeados de infinidad de métodos y formas, más o menos ortodoxas, para abordar esta cuestión, una organización debe elegir entre los métodos estructurados y un tanto complejos que propugnan las diferentes escuelas, llámense cuadros de mando integral, paneles de mando, etc., o recurrir a ese sentido común que tan poco se utiliza.

Así, la prioridad es identificar todos los indicadores y relacionarlos con los procesos de gestión correspondientes. En consecuencia, cualquier discrepancia deberá ser resuelta, en el sentido de desarrollar y/o sistematizar nuevos indicadores, nuevos procesos y/o dar de baja lo innecesario. Luego, se estará en condiciones de identificar y/o implantar esos indicadores de gestión que son o serán los principales artífices del pilotaje de los procesos.

Una vez definidos los diferentes tipos de indicadores, que se recomienda no sean más de cinco por proceso y que uno de ellos, al menos, sea de gestión, la primera labor con estos consiste en:

  • Alinear los indicadores con los Objetivos Estratégicos.
  • Establecer la periodicidad de su medición.
  • Indicar comparaciones o benchs que permitan poner en un mismo plano a ese KPI’s.
  • Almacenar datos de periodos anteriores para establecer tendencias correctas.
  • Establecer un panel de indicadores estratégicos y prioridades.

Una de las categorías de software que más ha evolucionado en este tiempo refiere a los sistemas de BI, que en la actualidad permiten almacenar y combinar indicadores, presentándolos de manera visual y en distintos formatos para la toma de decisiones.

Es fundamental que los paneles de indicadores desarrollados con un BI sean utilizados en todas aquellas reuniones operativas que lo requieran, con el objetivo de establecer y planificar mejoras con sus correspondientes ciclos. El resto de los indicadores serán usados por los miembros de los equipos a un segundo nivel. Es necesario remarcar este punto, ya que las compañías que realmente trabajan sus decisiones en base a data se organizan pensando en que las reuniones y puntos de control deben estar apoyadas por estas herramientas, puesto que es esta cultura la que genera un cambio hacia la eficiencia en la gestión.

En la gestión inmobiliaria y de centros comerciales el apoyo de las tecnologías de BI son fundamentales para su gestión efectiva, por lo que recomendamos revisar el siguiente link, puesto que descubre el potencial de una plataforma para la gestión de indicadores. https://solutionsmalls.com/producto/solutions-bi/

La gestión visual, más conocida como Visual Management, proporciona a los diferentes actores de las empresas una sencilla manera de realizar el trabajo. Esto, gracias al uso y a la aplicación de herramientas gráficas que facilitan la organización interna y la colaboración entre equipos, por medio de un entorno simple y efectivo.

Uno de los principales beneficios de la gestión visual es que permite descubrir errores fácilmente, optimizar los procesos y ser, en consecuencia, más eficientes. Pero ¿en qué ámbitos de las empresas podría aplicarse esta gestión?

Lo cierto es que la gestión visual ha evolucionado muchísimo y puede ser aplicada en cualquier tipo de empresa y en todos los ámbitos. Hablamos tanto de procesos de negocio como de temas de soporte, proyectos o gestión comercial, entre otros.

Una de las principales necesidades de las empresas actuales consiste en la optimización de la gestión de sus procesos y en el control de los indicadores de administración. Y es que, un proceso bien desarrollado, estructurado y gestionado es una de las claves del éxito para cualquier empresa y si se puede “ver” de manera simple y permanente, esta capa de reconocimiento permitirá tomar acciones rápidas y efectivas para el negocio.

En los llamados procesos visuales encontramos dos elementos básicos. Por un lado, está la parte más visual, aquella que hace referencia a colores, gráficos y composición estructural de lo que se quiere mostrar; y, por otro lado, tenemos el sector de los circuitos e indicadores de cada paso, que engloba desde la organización a seguir y su oportuna asignación hasta la medición de su eficiencia.

En la gestión administrativa sucede algo similar, se puede contar con un layout de la operación, ya sean locales, puntos de venta, oficinas comerciales, etc. y tener sobre estos los principales indicadores que permitan controlar la operación. Así, en algunos tipos de negocios que contienen locaciones u objetivos de negocio que van cambiando o que instalan nuevos puntos de venta, es muy importante contar con la posibilidad de modificar ese proceso o layout.

Si se aplican los procesos visuales a los sistemas de ERP, estos hacen que el software de gestión sea más rápido, sencillo y flexible. En este sentido, existen numerosas plataformas que incluyen “por defecto” una serie de procesos visuales, vistas y herramientas que permiten el análisis de los que está sucediendo en la operación de un negocio.

¿Qué procesos se deben seguir? En realidad, la respuesta sería todos… pero, es sabido que gran parte de la dirección de operaciones debe enfocarse en las prioridades. Así, lo relevante es poder seguir la operación clave y que estos procesos puedan ser modificados y adaptados en base a cómo transcurra el negocio, atendiendo a las necesidades o a las tareas específicas realizadas por cada uno de los roles. Como se remarcó con anterioridad, en general los procesos están “vivos” por lo que la facilidad para modificarlos, sin pérdida del tracking de datos, será clave a la hora de seleccionar una herramienta.

La utilización de procesos y gestión visual trae ventajas, tales como:

  • Navegación intuitiva por la operación compañía.
  • Funciones del sistema a un solo clic.
  • Indicadores estándares y plantillas personalizables.
  • Integración con otros sistemas de localización o visualización (Ej. Agregamos capas de Google Maps).

La potencialidad de la gestión visual es mucho más fuerte de lo que puede parecer a simple vista, ya que para un directivo o un analista, contar con la posibilidad de ver de manera simple y directa lo que está sucediendo en un área determinada del negocio y que esto le permita tomar decisiones on time, resulta un factor decisivo y crítico para mejorar su productividad.

Si bien es sabido que la mayoría de los herramientas actuales intentan agregar este tipo de soluciones, para el caso de la administración visual en centros comerciales, recomendamos ingresar a https://solutionsmalls.com/producto/maps/ y así, poder apreciar todas las posibilidades que esta plataforma brinda.

El mercado inmobiliario está en constante evolución y cambio, no sólo por factores externos como la situación económica y política de cada mercado, sino también por su propia dinámica y crecimiento.

En este contexto, la elaboración, desarrollo y gestión de nuevos emprendimientos, requieren incorporar nuevas y mejores herramientas que permitan optimizar los resultados y articular las necesidades y requerimientos de todos los involucrados en el proceso.

Para que los nuevos emprendimientos resulten exitosos deben conjugarse de manera rápida y correcta los intereses de desarrollistas, inversores, arquitectos, constructores, contratistas, proveedores, empresas gestoras y clientes usuarios. 

Para que ello sea posible habrá que contar durante todo el proceso de desarrollo y gestión de las propiedades, con información adecuada para tomar decisiones y con herramientas de gestión aptas. 

Como toda empresa, la actividad inmobiliaria debe tener una cierta organización y administración que sirva para gestionar todas y cada una de las operaciones que se realizan en la misma, especialmente si se tiene en cuenta que el negocio inmobiliario es uno de los más grandes e importantes del mundo. 

Generalmente, en un negocio inmobiliario de centros comerciales, galerías comerciales, strip centers o holdings es fundamental manejar los conocimientos básicos de dicha gestión y preparase para encarar la misma, ya que los elementos a tener en cuenta a la hora de gestionar un negocio de este tipo son muchos y variados. Tres pilares fundamentales son: clientes, unidades locativas y contratos.  Desde allí y de su correcta carga de información se desprenderá la facturación automática que facilitará la tarea.

Tener en claro cuáles son las mejores prácticas del mercado puede ayudar a definir ciertas condiciones que luego colaborará con las empresas que se especializan en este tipo de gestión.

Por otro lado, como existen distintos modelos de negocio, se deberá revisar el alquiler de la propiedad más variables de rentabilidad y ocupación, entre otros. Por ejemplo, en los centros comerciales la gestión se complejiza ya que no solo se hace un contrato de alquiler, sino que también se debe contar con un control de las ventas del locatario, para el cobro de los alquileres variables en función de las ventas. Y sin dudas otro punto a tener bajo control es lo que se deberá facturar a los locatarios en conceptos de gastos comunes o expensas.

Como sucede en otros ámbitos, la tecnología también ha llegado a este segmento, dando soluciones integrales para todas las variantes de la gestión inmobiliaria. Recomendamos ingresar https://solutionsmalls.com/producto/solutions/  para ver todas las posibilidades que esta plataforma tiene para apoyar la gestión inmobiliaria.

Al liderar un negocio de cualquier tipo de industria y tamaño, uno de los aspectos más importantes es el control de ventas. Este proceso involucra la totalidad de la gestión, que va desde la emisión del ticket o comprobante de venta, recopilación de datos y procesamiento de la data recolectada.

A continuación, se expondrán 2 puntos que permitirán desarrollar el proceso de manera exitosa: 

Obtención de la data

Existen varios métodos que permiten obtener información de las ventas de nuestros clientes (inquilinos, locatarios), qué como administradores, es necesario disponerla en tiempo y forma. De este modo se podrán cumplir con objetivos planteados para la gestión, tales como determinación de los montos variables del arrendamiento que están sujetos a las ventas.

Uno de los mejores consejos para la gestión y administración de empresas de todo tamaño, consiste en contar con reportes confiables que podrán ser on-line, diarios, periódicos, otras. Si bien lo expuesto parece bastante obvio, en muchas ocasiones el ´real time´ de ventas es suplantado por las percepciones de los vendedores o agentes que están a cargo de dicha operación. Así, al contar con un reporte general de ventas se podrá evaluar inmediatamente el rendimiento del negocio y compararlo con periodos anteriores. 

Por otro lado, estos informes permiten validar el correcto desarrollo de las transacciones. En este punto en particular, el contar con tecnología tiene una ventaja adicional, ya que estas plataformas almacenan la información en servidores que posibilitan el acceso a ella desde cualquier lugar y en diferentes dispositivos con conexión a Internet.

De esa manera, se podrá dar seguimiento a las operaciones del negocio en el momento que sea necesario, sin tener que esperar al cierre de la jornada para tomar decisiones importantes. 

Entre los beneficios del Capture, se encuentra la reducción de errores de captura, el apoyo a la generación de reportes de venta en tiempo real, la simplificación de los procesos contables relacionados con las ventas, la actualización automática del número de existencias en el inventario y muchos más.

Las transacciones fluyen de forma organizada e integrada con el resto de las estructuras de la empresa, lo que optimiza el control. En resumen, simplifica el trabajo de gestión y de distribución de la información de las ventas.

Centralización de la totalidad de la información

Tener control de las ventas, pero no contar con la totalidad de los datos centralizados puede ser realmente caótico, ya que las ventas, por naturaleza, generan una gran cantidad de información difícil de registrar y reunir.

Por esa razón, es aconsejable delegar a expertos el trabajo. Sin duda, la recomendación es la de utilizar un software que automatice la captura de las ventas y este mismo trasmita de forma consolidada al sistema de gestión, pues la centralización de la información es justamente uno de los principales objetivos.

Así, esta herramienta agrupará todos los datos de ventas necesarios y los clasificará automáticamente, ayudando a una interpretación sencilla y práctica.

Cabe señalar que, sumado al ahorro de tiempo, esfuerzo y, en consecuencia, dinero, el uso de sistemas de captura de ventas permite conectar diferentes sucursales y almacenes, lo cual resulta clave si lo que se busca lograr un control efectivo de las mismas para el cobro de las rentas variables por ventas. Recomendamos ingresar a https://solutionsmalls.com/producto/capture/ para ver todas las posibilidades que esta plataforma tiene para apoyar el control de las ventas.

La gestión por procesos se ha constituido como uno de los principales sistemas de organización empresarial para conseguir mejoras en los índices de calidad, productividad y excelencia. Sus resultados han ido extendiendo la aplicación de este enfoque de gestión en empresas y organizaciones de todo tipo, independientemente del tamaño o sector de actividad de estas. La industria inmobiliaria (holdings, departamentos, grandes estructuras y administración de centros comerciales) no sólo no es la excepción, sino que constituye un segmento que necesita realmente de este soporte.

En un contexto global, empresarial y económico tan complejo y competitivo como el actual, la gestión de procesos se ha convertido en una necesidad de las empresas, ya no para tener éxito sino para mantenerse y subsistir.

A pesar de su indudable éxito y de la positiva experiencia en innumerables compañías y empresas, la implantación de una gestión por procesos puede resultar muy compleja, fundamentalmente por dos motivos:

  1. Resistencia al cambio por parte de directivos, fundadores y empleados acostumbrados a una manera más tradicional de la empresa, es decir, vertical y funcional en vez de horizontal o por procesos. Este aspecto cultural suele ser el más complejo de resolver, inclusive más que los tecnicismos asociados a cualquier implementación.
  2. La complejidad organizativa y la operación de la gestión de procesos, con sus distintos elementos. Sobre todo, cuando se utiliza como marco de mejora continua, siendo necesario el correcto uso de metodologías concretas y herramientas específicas.

En relaciónzcon el primer punto, deben tomarse medidas teniendo como premisa donde lo importante debe ser el proceso en su conjunto y no los intereses particulares de cada área. 

Desde nuestra experiencia la gestión basada en procesos sería una línea horizontal y continua. Esta es muy común en los nuevos entornos de trabajo, donde existe una gran especialización de los recursos, que termina siendo más importante que la línea de mando tradicional.

La gestión por procesos en la que hacemos enfoque con nuestras soluciones es básicamente lograr que en la instancia previa a la generación del contrato se respete un circuito preestablecido donde todas las áreas que intervienen hasta la firma o cierre de un contrato se cumplan y este quede confeccionado según criterios acordados. Igualmente en el caso para gestionar las unidades locativas y los clientes se pueden automatizar estos procesos para alimentar directamente a los módulos involucrados.  Ya que sin dudas en la actividad de la gestión inmobiliaria es fundamental el tener criterios homogéneos para dichas tareas. Teniendo de esta manera la certeza de que se han cumplido todas y cada una las etapas. Estas herramientas de gestión de procesos permiten sin dudas lograr documentos estandarizados, puntos de control de retorno y salidas, definir responsables para cada circuito por donde transite. La digitalización, la clasificación y la estructuración de contenidos en formato electrónico es un propósito de coordinación de actividades que comparten recursos.

La cadena de valor en la gestión por procesos es algo muy importante, dado que requiere concentrarse en el modo en el que se desarrollan las acciones y actividades en una empresa para generar valor y, en consecuencia, ir optimizando estos circuitos en busca de la mejora continua. Este concepto distingue distintos eslabones interrelacionados entre sí en todo circuito productivo. De esta forma, tenemos las actividades primarias, enfocadas en la elaboración de los productos y/o servicios, y las acciones de apoyo que, si bien no proporcionan valor en sí mismas, no por ello carecen de importancia.

Todo tiene interés en el proceso económico, puesto que cada eslabón de la cadena suma algún tipo de valor añadido. La gestión basada en procesos tiene en cuenta toda la cadena de valor en su conjunto y de manera horizontal. Así, una óptima gestión basada en procesos implica poder representar, a través de un circuito de procesos, definiendo en el mismo sus distintos elementos, las personas implicadas y los mecanismos de medición.

Cada eslabón de la cadena tiene una serie de subprocesos y en el correcto análisis de sus relaciones y vinculaciones, a través de los indicadores adecuados, se encuentra la clave del éxito de una gestión por procesos. Por otra parte, es fundamental delimitar y asumir cuál es la responsabilidad de cada profesional en el proceso productivo lineal y continuo, conocido como ´process owner´.

Para lograr un flujo eficaz y constante de mejora continua es necesario seleccionar convenientemente los proyectos de mejora y gestionarlos de manera adecuada, con metodología y herramientas idóneas. Sin olvidar hacer un correcto análisis y uso de la información de la empresa (datos, estadísticas, comparativas, etc.) con el objeto de tomar las mejores decisiones

Si bien se puede implantar esta metodología en todo tipo de áreas y procesos, está claro que los procesos que requieren autorizaciones y revisiones y que son naturalmente estructurados, son los más factibles de llevar a la práctica. Por ejemplo, listar cada una de las variables, definir el formato en que se visualizarán. Definir roles o perfiles, definir tareas que deben ejecutarse, orden y aplicación de las mismas y todo aquello que se pueda hacer paso a paso, será posible de canalizar con esta metodología. 

En el caso de tener la decisión tomada de avanzar en la gestión por procesos, los pasos a seguir son los siguientes:

  • Conseguir el compromiso de la alta dirección.
  • Formar al equipo directivo que validará los cambios. 
  • Hacer un listado detallado de todos los procesos a desarrollar 
  • Desarrollar una matriz que relacione los procesos y elaborar un mapa con ellos.
  • Definir las actividades y tareas que componen los procesos con sus respectivos responsables.
  • Identificar los objetivos estratégicos.
  • Desarrollar una prueba piloto previa a la implantación o crear fases de implementación.

Las empresas que implantan la gestión por procesos se caracterizan por ser más flexibles y efectivas. Además, existe una visión global más nítida de la organización, sus trabajadores se relacionan más entre ellos, se optimizan los recursos y se detectan posibles fallos de forma rápida.

En estos procesos es muy importante apoyarse en la tecnología y buscar aplicaciones acordes con la industria. Así, en el segmento de gestión inmobiliaria, la suite desarrollada por Solutions Malls contiene uno de los módulos más versátiles para este objetivo. Recomendamos ingresar a https://solutionsmalls.com/producto/sign/ para ver todas las posibilidades que esta plataforma te puede dar.