¿Cómo controlar y gestionar los gastos de un centro comercial?

Como administradores de shoppings, que deben gestionar y controlar todos los gastos realizados y necesarios de las unidades comerciales que los integran, es importante comprender cómo realizarlo de una manera efectiva utilizando tecnología avanzada con el objetivo de ahorrar tiempo y desgaste en tareas administrativas que ralentiza tu rutina laboral. En el siguiente artículo te comentamos todos los aspectos necesarios para administrar centros comerciales sin errores y sin perder tiempo. 

Gastos gestionables en la administración de centros comerciales

Las tareas y funciones esenciales de un administrador de centros comerciales constan de la  gestión efectiva y correcta de diversos aspectos de todas las unidades comerciales, de forma individual, como del centro, a nivel general, con el objetivo de poder eliminar aquellos gastos que no son necesarios y añadir nuevos que permitan un buen funcionamiento y aspectos visual del shopping. 

Para esto, los administradores deben comprender cuáles son los tipos de gastos que puede tener un centro comercial:

Gastos operativos

Son los gastos necesarios que se deben realizar para el correcto funcionamiento de sus actividades diarias y de operaciones. Son aquellos gastos que el administrador debe tener muy presente e identificar con exactitud porque si existe un mínimo de sesgo, o posible fraude, los gastos totales de los shopping incrementan. 

Gastos no operativos

En contraposición con los gastos operativos son aquellos que corresponden a los necesarios o destinados a aspectos que no se relacionan con las operaciones del shopping, tales como impuestos, indemnizaciones, multas, entre otras. 

Gastos fijos

Correlacionados con los gastos operativos, en todas las unidades sean comerciales o de viviendas existen gastos fijos que, en general, se mantienen estables y que no se relacionan directamente con las operaciones cotidianas de los centros comerciales. Algunos ejemplos son los salarios de los empleados, alquileres de los locales, seguros necesarios, entre otros. 

Gastos variables

A diferencia de los gastos fijos, los variables son aquellos que no se mantienen estables sino que pueden incrementar o disminuir con el paso del tiempo o la producción de los locales y del centro. Algunos ejemplos son los costos de las materias primas, comisiones de ventas, costos de entrega, entre otros. 

Guía para gestionar efectivamente centros comerciales

Una de las grandes ventajas que tienen los administradores actuales, o los que quieren desarrollarse como administradores de centros comerciales, es poder utilizar software sofisticados y desarrollados con funciones muy complejas que permiten conocer las operaciones cotidianas de cada local comerciales como así también comprender los aspectos necesarios para el mantenimiento general del shopping. 

1. Categorizar todos los gastos de las unidades comerciales con una breve descripción trazando una línea histórica para poder comprender si existe una fluctuación en baja o en alta para poder tomar decisiones importantes. 
2. A su vez, categorizar todos los gastos del centro comercial en general para poder comprender cuánto porcentaje del presupuesto total se destina hacia los gastos generales y universales. Esto permitirá comprender si puede realizarse una mejora para poder achicar los gastos del shopping. 
3. Digitalizar los ingresos y gastos de cada unidad comercial y del centro comercial para no perder los datos y poder cruzarlo con los puntos mencionados anteriormente. 
4. Realizar auditorías de mantenimiento del edificio para poder descubrir si las operaciones y tareas de reparaciones han sido efectivas o si se requiere avanzar con nuevos procesos de reparación. 
5. Disponer de un correo electrónico como administrador del centro comercial y tener todos los correos de los inquilinos y propietarios de las unidades para enviar comunicaciones cotidianas sobre aumentos, gastos necesarios a realizar, preguntas para comprender la situación actual de cada local, y coordinar reuniones mensuales para conversar sobre puntos críticos. 
6. Digitalizar todos los documentos necesarios mediante la utilización de un software de shopping que permite automatizar gestionar operativas requeridas y correlacionadas con contratos de alquiler, pago de impuestos, entre otros. 

Consejos para reducir los gastos

Ahora que ya conoces cuales son los gastos que componen a la gestión de centros comerciales y una guía básica para poder controlarlos efectivamente ahora te acercamos un listado exhaustivo de reducirlos para obtener un beneficio importante en los shopping que administras. 

• Implemente prácticas de reciclado al máximo para reducir el uso de papeles impresos. 
• Planifique el control semanal de los planes de presupuestos impuestos.
• Implementar aplicaciones automatizadas para mejorar el desempeño de las unidades comerciales.
• Desarrolle gráficas con los datos de costos e ingresos de cada unidad comercial para encontrar las oportunidades de mejora. 
• Capacitación del talento humano.
• Opte por instituciones bancarias o de refinanciamiento de prestigio y sólidas
• Debes cumplir con el pago puntual en tiempo y forma de las deudas para que no generen intereses. 
• Ejecuta los planes y programas de mantenimiento según las especificaciones de los fabricantes.
• Establezca alianzas estratégicas y comerciales con proveedores seguros.