Por qué digitalizar la gestión (y no solo lanzar una app)
Cuando hablamos de “digitalizar un centro comercial”, muchos piensan en apps, pantallas y wifi. Todo eso ayuda, pero si la gestión interna sigue en Excel, correos y papeles, el efecto es limitado.
Para nosotros, digitalizar la gestión de un centro comercial significa:
- Ordenar la información
Contratos, inquilinos, unidades locativas, facturas, gastos y reportes en un solo sistema, con datos consistentes. - Estandarizar procesos
Que el ciclo de contrato → facturación → cobranza → reporte siga siempre el mismo flujo y no dependa “de la persona que se lo sabe”. - Tomar decisiones con datos
Ocupación, ventas por m², rentas fijas y variables, morosidad, rentabilidad por activo… todo visible sin tener que armar reportes a mano.
La app, la omnicanalidad y las campañas vienen después.
Primero necesitas una columna vertebral digital: un software de gestión especializado en centros comerciales bien implementado
Paso 1 – Saca la foto de tu operación actual
Antes de elegir software o proveedor, necesitas una foto honesta de cómo operas hoy. No hace falta que sea perfecta, solo que sea real.
Qué revisar
- Contratos y arrendamientos
- ¿Dónde están? (Excel, PDFs, archivadores).
- ¿Cómo controlas vencimientos y renovaciones?
- ¿Dónde están? (Excel, PDFs, archivadores).
- Facturación y cobranza
- ¿Cada cuánto facturas y desde qué sistema?
- ¿Cuántas manos intervienen para emitir una factura?
- ¿Cómo mides la morosidad?
- ¿Cada cuánto facturas y desde qué sistema?
- Gastos y mantenimiento
- ¿Dónde registras los gastos?
- ¿Tienes trazabilidad de órdenes de trabajo y aprobaciones?
- ¿Dónde registras los gastos?
- Tecnología y cultura
- ¿Qué sistemas ya usas (contabilidad, acceso, parking, etc.)?
- ¿Qué tan cómodo está tu equipo con herramientas digitales?
- ¿Qué sistemas ya usas (contabilidad, acceso, parking, etc.)?
Entregable sencillo
Con eso, arma un documento corto con:
- Procesos clave.
- Herramientas que usas hoy.
- Problemas visibles (errores, tiempos muertos, falta de visibilidad).
Ese documento será tu punto de partida para decidir qué atacar primero.
Paso 2 – Diseña un plan por fases (no todo en un solo día)
El error clásico es querer cambiarlo todo de golpe. En un centro comercial hay demasiadas piezas en movimiento como para jugar a “apretar un botón”.
Distingue procesos críticos y procesos pilotables
Críticos (no pueden fallar):
- Contratos y condiciones económicas.
- Facturación y cargos recurrentes.
- Cobranza y aplicación de pagos.
- Cumplimiento fiscal.
Pilotables (pueden ir después o empezar en pequeño):
- Mantenimiento.
- Portal de inquilinos.
- Reportes avanzados y tableros.
- Integraciones con otras soluciones.
La Fase 1 debe centrarse en asegurar que tu columna vertebral (contratos + facturación + cobranza + fiscal) funcione perfecta en el nuevo sistema.
Define un piloto
En lugar de migrar todo el portafolio de una vez, elige:
- Un centro comercial, o
- Un grupo de locales representativo.
Define qué procesos entran al piloto y cómo medirás el éxito: errores de facturación, tiempos, nivel de adopción del equipo, etc.
Cuando el piloto se estabiliza, escalar al resto se vuelve mucho menos riesgoso.
Paso 3 – Migra datos y opera en paralelo sin caos
La migración es donde suelen aparecer los sustos. La clave está en preparar bien los datos y no apagar el sistema actual hasta tiempo prudente.
Limpieza rápida de datos
Antes de importar nada al ERP:
- Unifica catálogos (centros, locales, inquilinos).
- Depura contratos (vigentes vs vencidos, fechas correctas, condiciones claras).
- Revisa saldos y estados de cuenta para saber qué está realmente pendiente.
Es trabajo que nadie ama, pero es la base para que el sistema nuevo “hable el idioma real” de tu negocio.
Pruebas y operación en paralelo
- Ambiente de pruebas
Carga un subconjunto de datos (por ejemplo, el piloto) y simula ciclos de facturación, cobranza y reportes. - Operación en paralelo
Durante uno o dos ciclos:
- El método actual sigue siendo el oficial.
- El ERP genera las mismas operaciones “en espejo”.
- Comparas resultados y ajustas configuración/datos.
- El método actual sigue siendo el oficial.
- Fecha de corte
Cuando los números coinciden y el equipo se siente seguro, defines la fecha en la que el ERP pasa a ser el sistema oficial.
Así reduces el riesgo al mínimo sin frenar la operación.
Paso 4 – Personas e inquilinos: cambiar sin traumatizar a nadie
La mejor tecnología se cae si la gente no la usa. Por eso, el plan debe poner a las personas en el centro.
Equipo interno
- Capacitación por rol y en pequeños bloques
No una mega sesión teórica de todo el sistema, sino sesiones cortas orientadas a tareas: alta de contratos, ciclo de facturación, registro de pagos, generación de reportes. - Material simple
Guías rápidas, videos cortos, pasos claros. - Referentes internos (“champions”)
Personas del propio equipo que dominen el sistema y puedan ayudar a los demás en el día a día.
Inquilinos
Si el proyecto incluye un portal o cambios en la forma de facturar/pagar:
- Explica qué ganan ellos (más claridad, acceso a facturas, menos trámites).
- Envía instrucciones claras con capturas o video.
- Habilita un canal de soporte específico los primeros días.
Si los inquilinos sienten que el cambio les facilita la vida, la adopción sube y el ruido baja.
Qué pedirle a tu software y a tu partner tecnológico
Más allá de logos, hay requisitos que deberías exigirle a cualquier propuesta.
Al software
- Que esté pensado para real estate / centros comerciales (contratos de arrendamiento, unidades locativas, renta variable, gastos comunes, reportes por m²).
- Que cumpla con lo fiscal en tu país.
- Que sea modular y escalable: empezar por lo esencial e ir sumando.
- Que permita despliegue acorde a tu política (on-premise o nube).
- Que tu equipo pueda usarlo sin sufrir: interfaz clara, flujos lógicos.
Al partner
- Experiencia real en centros comerciales, no solo en “empresas en general”.
- Metodología clara: diagnóstico, fases, piloto, operación en paralelo, capacitación, soporte.
- Acompañamiento después del go-live (ajustes, nuevas necesidades, cambios normativos).
En Solutions Malls diseñamos nuestro ERP y nuestros proyectos con esos criterios, porque sabemos que el miedo no es “aprender un sistema nuevo”, sino afectar la operación del centro comercial.
Checklist express: ¿estás listo para dar el paso?
Úsala tal cual en tu próxima reunión interna:
- ¿Sabemos dónde están nuestros datos clave (contratos, inquilinos, facturación, gastos)?
- ¿Tenemos claro qué procesos son críticos y cuáles pueden ir en piloto?
- ¿Estamos dispuestos a comenzar con un centro o clúster piloto?
- ¿Podemos asignar tiempo a limpiar y ordenar datos antes de migrar?
- ¿Tenemos al menos una o dos personas que puedan ser referentes internos del proyecto?
- ¿Dirección y finanzas están alineados con la necesidad de digitalizar?
- ¿Entendemos que el cambio será por fases y con operación en paralelo, no de un día para otro?
Si la mayoría son “sí”, estás listo para empezar a diseñar el plan.
Si no, este checklist ya te dice por dónde comenzar a trabajar internamente.
Conclusión: digitalizar sin frenar el negocio sí se puede
Digitalizar la gestión de un centro comercial no tiene por qué ser sinónimo de caos, sistemas caídos o inquilinos molestos.
Si:
- partes de un buen diagnóstico,
- defines fases claras y un piloto,
- migras datos con pruebas y operación en paralelo,
- acompañas a tu equipo e inquilinos, y
- eliges un software y un partner que entiendan el negocio de centros comerciales,
puedes pasar de una operación dispersa y manual a una gestión mucho más ordenada, trazable y preparada para crecer, sin detener el día a día.
Desde Solutions Malls hemos visto que, cuando se hace así, la digitalización deja de ser un riesgo y se convierte en una ventaja competitiva: más control, más visibilidad y más tiempo para enfocarse en crear valor para inquilinos y visitantes.
